По каждому гражданскому деду (в том числе и по изучаемой теме), рассматриваемому в судебном заседании, секретарем составляется (ведется) протокол судебного заседания. Он является важным процессуальным документом, отображающим весь ход судебного заседания (разбирательства дела), в котором указываются процессуальные действия, совершаемые судом во время разбирательства дела.

Полнота записей в протоколе судебного заседания, объективное отображение в нем хода процесса, объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей — основа для постановления правильного решения, гарантия действенного контроля за его законностью и обоснованностью в апелляционном и кассационном порядке. Если суд фактически выполнил определенные действия, но они в протоколе судебного заседания не зафиксированы, вышестоящий суд вправе сделать вывод, что эти процессуальные действия не проводились.

Например, судом исследовались письменные доказательства, имеющие существенное значение для подтверждения вывода суда об обоснованности либо необоснованности доводов сторон и на них была построена мотивированная часть решения. Однако секретарь судебного заседания это процессуальное действие в протоколе судебного заседания не зафиксировала, что в последствии послужило основанием для отмены решения суда, так как согласно ст. 202 ГПК Украины «решение суда должно быть законным и обоснованным. Суд обосновывает решение лишь на тех доказательствах, которые исследовались в судебном заседании».

Не следует забывать судам и тот факт, что в настоящее время согласно ст. 203 ГПК Украины постановляется краткое решение без конкретного обоснования и если лица, участвующие в деле, не заявят требования о дополнительном обосновании, то вышестоящий суд может проверить апелляционные или кассационные доводы лишь по протоколу судебного заседания. Это налагает на председательствующего по делу и секретаря судебного заседания еще большую ответственность за аккуратность ведения протокола, его полноту, точность и, что характерно, разборчивость. Был случай, когда Верховным Судом Украины отменялось по существу правильное решение из-за невозможности прочитать протокол (был неразборчивый почерк).

Определения, которые суд постановляет не уходя в совещательную комнату, заносятся в протокол судебного заседания полностью, точно со слов председательствующего. От этого зачастую зависит судьба самого решения.

Обязательным является отражение в протоколе судебного заседания времени начала и окончания судебного заседания, а также перерывов, переносов.

Это необходимо, например, для того, чтобы проверить апелляционный довод стороны о том, что он явился в судебное заседание в назначенное время, но дело уже было закончено слушанием.

Протокол судебного заседания составляет, как было указано выше, секретарь во время рассмотрения дела. Не лишним бывает (знаю по своему опыту), чтобы заметки для себя вел и председательствующий. Это помогает при написании решения в совещательной комнате, позволяет сравнить свои записи с записями секретаря при подписании протокола и при рассмотрении замечаний на протокол, поданных лицами, участвующими в деле.

Протокол составляется в письменном виде, несмотря на то, что процесс может фиксироваться с помощью технических средств.

Председательствующий обязан обеспечить составление протокола подготовленными для этого лицами, следить за полнотой и точностью записей в нем всех объяснений и показаний лиц, которые допрашивались, своевременно исправлять выявленные в протоколе ошибки. Если секретарь не успевает записывать ход судебного процесса, председательствующий принимает меры к тому, чтобы стороны и другие лица, участвующие в деле, говорили медленнее. Для этого председательствующий должен наблюдать не только за ходом судебного разбирательства, но и обращать внимание на секретаря и вовремя делать замечания говорящему о том, что он говорит быстро, а в некоторых случаях делать перерыв для того, чтобы секретарь имела возможность дать отдых рукам (если протокол ведется машинописью), руке (если он ведется от руки). В том случае, если председательствующий увлечется исследованием доказательств и забудет о своей обязанности оказывать помощь секретарю, она должна сама в корректной форме попросить председательствующего сделать перерыв либо сказать, что она не успевает записывать речь дающего показания.