Секретарь судебного заседания должна успевать внести в протокол все существенное, что происходило во время разбирательства дела. Записывается не только свободный рассказ лица, дающего показания, но и ответы на поставленные вопросы, а если председательствующий снимает поставленный вопрос, то он обязательно должен быть отражен в протоколе, нецензурные и другие нелитературные слова в протокол не заносятся. Если же они являются доказательством, например, при защите чести и достоинства, то их следует заносить на отдельный листок и запечатывать в конверт, а суд их исследует в совещательной комнате, но это процессуальное действие необходимо отразить в протоколе. Записи в протоколе должны быть четкими, разборчивыми, без сокращения слов, но не аббревиатуры, например, ДТП (дорожно-транспортное происшествие), УПК (Уголовно-процессуальный кодекс) и т. д. Их можно заносить в протокол сокращенно, т. к. их расшифровка неоднократно звучала по делу.

Производить исправления, подчистки, дописки в протоколе судебного заседания без оговорок не допускается.

Исправления должны быть оговорены и подписаны председательствующим и секретарем до ознакомления сторон с этим протоколом. В противном случае такие действия будут рассматриваться как фальсификация протокола. Закон не запрещает вносить исправления грамматического прядка.

По сложному делу протокол судебного заседания должен быть окончательно оформлен и подписан в течение десяти дней после окончания судебного заседания.

Протокол подписывают председательствующий и секретарь, ведущий протокол.

В судебной практике возник вопрос. Как быть, если протокол судебного заседания вели несколько секретарей? Должны ли они все подписывать окончательный протокол? Нет, не должны. Каждый протокол после замены секретаря подписывается секретарем и председательствующим и этого достаточно, чтобы лица, участвующие в деле, могли принести на эту часть протокола замечания.

Является ли основанием для отмены решения суда то, что протокол подписан либо председательствующим, либо секретарем? В старом законодательстве такое процессуальное нарушение составления протокола судебного заседания было обязательным основанием для отмены решения суда (см. п. 6 ст. 314 ГП К Украины). Теперь это не является таковым. Во-первых, ст. 199 ГПК Украины теперь не содержит указания на обязательность подписания протокола председательствующим и секретарем, во-вторых, ст. 307 ГПК Украины закрепляет основанием отмены решения суда лишь подписание решения не тем судьей, т. е. отсутствуеттакое основание, как неподписание протокола председательствующим и секретарем.

Следовательно, необходимо сделать вывод о том, что не является основанием для отмены решения суда, если протокол не подписан одним из лиц, обязанных его подписать — секретарем или председательствующим.

Последовательность ведения протокола определяется главой 20 ГПК Украины, а фиксирование судебного процесса обозначено ст. 198 ГПК Украины.

В ст. 198 ГПК Украины не предусмотрена такая запись в протоколе, как разъяснение перед началом судебного заседания председательствующим ст.ст. 162, 163, 164 ГПК Украины (права и обязанности председательствующего, обязанности присутствующих в зале судебного заседания, меры в отношении нарушителей порядка в судебном заседании) лицам, участвующим в деле. Эти действия председательствующего дисциплинировали бы стороны и лиц, находящихся в зале судебного заседания, так как они знали бы свои права, права председательствующего в судебном заседании.